Автоматизированные Системы Электронного Документооборота и Делопроизводства для органов Исполнительной власти и муниципальных образований

Основной целью проведение проекта по внедрению современной Автоматизированной Системы Электронного Документооборота и Делопроизводства является повышение качества выполнения регламентированных процессов обработки документов, а также организации контроля и управления за этими процессами.

Основная задача электронного документооборота в гос. учреждениях состоит в регистрации документов (входящих, исходящих, внутренних), разделении потока документов между исполнителями и контроле за выполнением поручений. Все документы и задачи обрабатываются с помощью компьютерной техники, что намного упрощает работу, делает ее более оперативной и качественной.

В структуре Администрации выделяются три уровня прохождения документов, которые подлежат автоматизации:

• 1 уровень: канцелярия – первичный учет и регистрация корреспонденции, отправка ее в приемные;
• 2 уровень: приемные - дальнейшая обработка данных, назначение исполнителей и при необходимости установка контроля за исполнением поручений;
• 3 уровень: управления и отделы – непосредственное исполнение поручений и подготовка ответов, решений и т.п.

Кроме этого, в рамках создаваемой корпоративной сети Республики Дагестан планируется включение в схему электронного документооборота (ЭДО) органов исполнительной власти и муниципальных образований.

Документы, поступившие в Администрацию, регистрируются сектором делопроизводства. Затем документы передаются в приемные руководителя Администрации и зам. руководителя. Там они изучаются и с указанными резолюциями передаются секретарю, который заносит эти данные в полученную из сектора делопроизводства электронную регистрационную карточку. При необходимости осуществляется постановка документа на контроль и отслеживается его исполнение. На этом этапе работы в канцелярии создаются электронные версии документов.

• Повышение скорости и качества учета и обработки документов и письменных обращений,
• Возможность групповой работы над документами, моментальное уведомление участников о новых поступлениях и изменениях в документах;
• Оперативный контроль за резолюциями и ходом работы над поручениями;
• Оперативное межведомственное взаимодействие и аккуратная отчетность;

Особенности Автоматизированных решений от компании Беволекс

Функциональная масштабируемость. Возможен ввод в действие системы с дальнейшим неограниченным наращиванием количества рабочих мест без потери накопленной информации в базе данных. Способность системы расширять круг решаемых задач.

Корпоративность. Обеспечение прозрачного доступа пользователя системы к документам и к информации об их исполнении в органах исполнительной власти и муниципальных образованиях республики.

Гибкость. Отсутствие необходимости переналадки системы при структурной реорганизации Администрации республики. Совершенствование управленческих процессов не нарушает функциональность системы, не требует ее повторной инсталляции и не приводит к ее остановке.

Защищенность. Наличие ранжирования доступа к базам данных. Документы, порядок их обработки и рассылки защищены от любого несанкционированного вмешательства на уровне действующих операционных систем. Содержание документов может быть подвергнуто криптографической обработке и при необходимости заверено электронно-цифровой подписью.

Распределенность. Обеспечен удаленный доступ к информации через системы телекоммуникаций, а также и через Интернет. Процесс обработки документов един и прозрачен для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, степени их удаленности в пределах ЛВС здания Администрации и используемых средств связи. (Взаимодействие клиента и сервера позволяет использовать доступ к системе не только внутри локальной сети здания, но и через корпоративную сеть).

Преимущества СЭД от Компании Беволекс

• Реализованы принципы открытой архитектуры и объектной интеграции, обеспечивающей возможность встраивания и взаимодействия с любыми другими системами - сканирования, распознавания текста, печати, использования средств электронной почты и т.д.
• Прикрепленные к регистрационной карточке (РК) электронные образы документов доступны группе пользователей для совместной работы.
• Имеется в наличии возможность настройки интерфейса системы на конкретного исполнителя.
• Программа автоматически напоминает исполнителю о документах, срок исполнения которых заканчивается: всплывающими напоминаниями или сообщениями, содержащими ссылки на контролируемые документы.
• Реализована возможность создания и сохранения отчетов о работе с документами.
• Пользователям предоставлена возможность создания новых элементов справочников.
• Предоставлена возможность проведения поиска по регистрационным номерам и по всем атрибутам РК, а также по тексту прикрепленного к РК документа.
• Предусмотрена возможность использования инструментов, позволяющих проводить аналитическую работу проблемного вопроса документа, отнесенного к определенной тематике.
• Возможность автоматизации процессов формирования дел для последующей передачи их в архив Администрации республики, а также ведения и учёта архивных дел.
• Возможно проведение конвертация данных предыдущих годов из действующей системы СЭД.
• Предусмотрены методические материалы и инструкции по использованию системы, а также обучение администратора системы и сотрудников Администрации на месте.
• Установка клиентского места на удаленных компьютерах (вне здания Администрация) и обучение пользователей проводится силами исполнителя.
• Обслуживание программного обеспечения, обновления и консультации проводятся силами поставщика СЭД в кратчайшие сроки.

Межведомственный Электронный документооборот органов исполнительной власти и территориально удаленных муниципальных образований республики.

Для эффективного взаимодействия между органами исполнительной власти, а так же территориально удаленными муниципальными образованиями республики решение от Беволекс обеспечивает автоматизацию следующих функций:

• отправка исходящей корреспонденции средствами электронной почты;
• обеспечение достоверности передаваемой по линиям связи информации средствами шифрования и электронно-цифровой подписи;
• отправка электронного образа документа (файлов любого стандартного формата);
• автоматическая отправка уведомления корреспонденту о регистрации поступившего документа с указанием даты, времени и присвоенного входящему документу регистрационного номера.
• возможность работы пользователя системы в удаленном режиме с центральной базой данных;
• возможность организации веб-сервера делопроизводства, обеспечивающего доступ к данным о документах и самим документам с любого удаленного компьютера через сеть Интернет в соответствии с предоставляемыми правами доступа.